Travailler efficacement en équipe à distance (Chapitre 1 : des outils gratuits et performants)

Depuis bientôt une semaine le télétravail est devenu une réalité pour la majorité d’entre nous. Si vous n'y étiez pas préparés, nombre de questions on du se bousculer dans votre esprit.

Comment on fait ? Quels outils utiliser ? Comment rester productifs ?

Passé le rush des premiers jours, nous vous proposons de revenir sur ces sujets en vous expliquant pas à pas, comment choisir et mettre en place vos outils de télétravail à l'aide de solutions performantes et gratuites. Evidemment, nous parlerons aussi méthodo….mais commençons par le début !

Votre configuration matérielle

Se parler, s’entendre et se voir

Sur ce plan, pas de secrets. Meilleur sera votre matériel, meilleures seront vos conditions de travail. Idéalement vous aurez besoin d’un ordinateur équipé d’un micro et d’une webcam (la plupart des ordinateurs portables le sont). À défaut, un micro-casque fera l’affaire (si vous avez un ado à la maison qui a l’habitude de jouer aux jeux vidéos en ligne avec ses copains, il sera probablement bien mieux équipé que vous et pourra sans doute vous le prêter pendant qu’il fait ses devoirs)....dans le pire des cas, il reste possible d’utiliser votre téléphone comme micro et votre ordinateur comme interface….mais cela reste assez inconfortable avec de gros risques d’écho. Si la webcam vous fait défaut, ce n’est pas grave. L’essentiel réside dans vos échanges vocaux et textuels.

Une connexion Internet stable et suffisante

Si vous ne voulez pas que vos interventions en vocal ressemblent au dernier album de Daft Punk, nous vous recommandons d’être connecté en filaire à votre box (via un bon vieux cable reseau). Si ce n’est pas possible il reste la 4G via votre téléphone. Enfin il y a le Wifi à condition qu’il ne soit pas monopolisés par toute votre famille et que vous soyez assez proche de la box pour bénéficier d’une connexion stable.

Le confort du double écran

Parce que travailler 8h par jour sur un petit écran d’ordinateur portable est loin d’être agréable, nous vous recommandons de vous procurer un second écran. La plupart des ordinateurs sont équipés pour y brancher un projecteur via une connectique VGA, DVI ou HDMI. Branchez à la place votre écran secondaire et définissez votre résolution comme “étendue à vos 2 écrans”. Ainsi vous pourrez utiliser un écran pour suivre les échanges avec vos collaborateurs et l’autre pour vos activités du moment. Comme écran secondaire vous pouvez utiliser votre TV ou bien un écran d’ordinateur inutilisé (on en a toujours au moins un qui traine quelque part dans la maison).

Des outils gratuits, simple et efficaces pour dialoguer

Ce chapitre comporte de nombreuses vidéos hébergées sur youtube. Pour optimiser le chargement de ces vidéos vous pouvez réduire un peu leur qualité. Pour ce faire, cliquez sur la roue crantée située en bas à droite de chaque vidéo et changez la qualité (si nécessaire).


Rester en contact audio avec son équipe en utilisant peu de bande passante : la solution Discord

Cela doit faire bien 3 ans que nous communiquons en équipe grâce à Discord et le moins que l’on puisse dire c’est que l’outil est d’une efficacité redoutable. Initialement conçu pour les communautés de gamer, discord est une solution de serveur vocal en ligne qui consomme peu de bande passante tout en offrant une bonne qualité d’échanges vocaux. L’outil vous permet de structurer vos groupes de travail grâce à des salons vocaux (pour les réunions) et textuels (pour échanger des informations). Cette solution est facile à mettre en place et fonctionne sur navigateur. Pour un confort de travail optimal, nous vous recommandons toutefois d’installer l’appli sur votre ordinateur ou votre téléphone (ou les deux !). Ci-dessous, Louis vous explique comment créer votre serveur. Vous allez voir, c’est facile !

Présentation de la solution Discord

Assurer des réunions en visio avec hangout

Quand on est peu habitué au travail à distance, les réunions purement vocales peuvent sembler frustrantes. Le besoin de voir ses interlocuteurs devient prégnant, par ailleurs, on se prive de la communication visuelle qui a son importance (ex : le sourire sarcastique du collègue qui ne croit pas en votre solution, l’air médusé de l’associé à qui vous avez donné un feedback),  Pour pallier à ce manque, de nombreuses alternatives existent (Zoom, Skype, Gotomeeting…). Vous laissant juge de la solution qui vous conviendra le mieux, nous allons vous présenter rapidement comment nous utilisons Hangout et zoom.

On vous présente rapidement comment utiliser Hangout et Zoom

Un outil simple et multitâche pour collaborer : Google drive

Drive est une solution complète qui conjugue outils collaboratifs et stockage de vos données en ligne. Ainsi, vous pouvez aisément travailler à plusieurs sur un traitement de texte, un tableur ou un diaporama puis organiser le fruit de votre travail dans des dossiers distincts pour que chaque membre de votre équipe puisse s’y retrouver. Seule contrainte : avoir un compte google. Voici comment utiliser drive.

Un regard rapide sur les possibilités qu'offre Google Drive

Un petit dernier pour la route ? La planification des tâches avec Trello et l’ajout dans le google agenda

Pour garder le rythme de travail et bien répartir les tâches avec votre équipe, un outil de planification est essentiel. Pour cela nous vous recommandons Trello qui est assez simple d’utilisation et vous permet de catégoriser, de prioriser et d’attribuer des tâches entre les membres de votre équipe de la façon qui vous semble la plus pratique. Si vous avez du mal à vous approprier l’outil, sachez que nous vous présenterons une méthode qui a fait ses preuves dans un second article ;-)

Une première approche de Trello et de Google agenda...mais ne vous inquiétez pas, on y reviendra ;-)

Et...c'est tout pour aujourd'hui ! En parcourant ce premier article vous devriez disposer des bases indispensables pour travailler en équipe à distance. Si malgré tout vous auriez besoin d'un coup de pouce pour la configuration matérielle ou la préparation et l'animation de vos réunions en ligne, contactez-nous : sezamup@gmail.com  

Par ailleurs, si vous souhaitez développer l'efficacité de vos équipes, rendez-vous sur https://sezamup.fr/ et téléchargez notre e-book gratuit "Nos 11 conseils clés pour impliquer vos équipes pendant les réunions".

On vous retrouve très bientôt pour un second article dans lequel nous traiterons des méthodes que nous avons développées pour travailler efficacement en équipe à distance !

À très bientôt ! Louis, Léonard et Thomas de l'équipe Sezam'Up




S'abonner à Sezam'Up

Partager cet article