Les 3 rôles des réunions auxquels vous n'aviez peut-être pas pensé

Élément central et incontournable de toute organisation, la réunion permet aux équipes de se retrouver pour échanger des informations, régler des problématiques, partager des apprentissages et initier l'action. La durée de ces sessions varie en fonction de plusieurs facteurs :

  • le nombre de personnes
  • le nombre de sujets abordés
  • le niveau de communication du groupe
  • l'organisation de l'avant, du pendant et de l'après-réunion (en général confiée au manager)

Si ces paramètres ne sont pas pris en compte (ou non cadrés), les effets bénéfiques de la réunion disparaissent et ce moment peut devenir chronophage, improductif et énergivore. À défaut de permettre à l'équipe d'avancer, la réunion devient un fardeau : Un moment obligatoire fatiguant et frustrant pour ses participants qui n'ont qu'un souhait « Qu'on en finisse et qu'on puisse retourner bosser ! »

À l’inverse, tenir compte de ces facteurs permet de construire des sessions de travail efficaces, dynamiques et productives. Le manager pourra alors arrêter de porter seul le poids de ses réunions tout en générant l’implication et l’engagement de son équipe. Enfin, les sujets sensibles peuvent devenir fluides, constructifs et bienveillants tout en maintenant la dynamique et l’efficacité globale de la réunion.

1) La réunion comme reflet de la santé d’une entreprise

En effet, la réunion est le point de rencontre central de l’entreprise. C’est comme un rituel, quotidien pour certains, hebdomadaire pour d’autres, où chacun arrête son action pour venir se réunir avec ses pairs dans le but de prévoir et organiser les actions à venir. La réunion est le reflet du fonctionnement général d'une entreprise : que ce soit l’organisation, le leadership, le niveau de dialogue, la clarté sur les objectifs et missions de chacun ou encore les affinités interpersonnelles. Tous ces éléments participent au bon fonctionnement d’une réunion, mais aussi et surtout au bon fonctionnement de l’entreprise de manière générale.

2) La réunion, un terrain de jeu pour l’innovation

De plus, si vous êtes dans une dynamique de transformation et d’innovation managériale, l'aspect opérationnel de la réunion est un bon moyen de voir si les nouveaux comportements se sont ancrés dans le quotidien. Que vous soyez en train de développer de nouvelles pratiques managériale, la communication non-violente ou encore la facilitation d’ateliers collaboratifs : utilisez vos nouveaux outils en réunion. Le changement de stratégie organisationnelle étant souvent le fruit de longues et lourdes réflexions, rien de mieux que de tester en comité réduit le fruit de vos décisions. Tout changement organisationnel doit voir ses effets se refléter en réunion car c’est dans celles-ci que les habitudes quotidiennes font surface.

3) La réunion et son rôle sur l’engagement des collaborateurs

Point de rencontre central, la réunion constitue un enjeu majeur sur l’engagement et l’implication de vos collaborateurs.

La réunion est très souvent prise pour une “perte de temps” sur les missions quotidiennes que vos collaborateurs doivent réaliser. De ce fait, ils s'y rendent avec l'intention d’en finir rapidement pour retourner à leur actions. Comme l’efficacité de la réunion dépend avant tout de l’intention et de l’implication de ses participants, cela nourrit un cercle vicieux :

Un collaborateur peu engagé et impliqué en réunion entraîne des réunions peu productives. Et… des réunions peu productives entraînent davantage de réticences à venir en réunion pour les collaborateurs, ce qui les rends moins engagés et moins efficaces durant la prochaine session.

À l’inverse, la réunion peut devenir un temps où les collaborateurs développent leur leadership et prennent des responsabilités. Se sentant ainsi engagés dans le bon déroulement de celle-ci, leur implication sera plus manifeste ce qui aura un effet important sur l’efficacité générale de la réunion. Le cercle peut devenir très rapidement vertueux !

Ensuite, comme les réunions sont des moments dédiés à l’organisation d’actions à plusieurs, si celles-ci sont efficaces et si les collaborateurs sont engagés et impliqués pendant les sessions, ils auront, très souvent, tendance à être aussi plus efficaces et impliqués dans leur travail au quotidien.

L'aspect générationnel n'est pas à écarter non plus. Nous savons que les nouvelles générations (Z notamment) ont un besoin croissant de collaborer et d'être reconnues pour ce qu'elles apportent à l'entreprise. En conséquence, que de tels besoins ne soient pas pris en compte sur une session de 2 à 3h peut être extrêmement frustrant. Au-delà de l'aspect générationnel, le sujet est sensible et prends de l'ampleur à mesure que la quête de sens et la recherche du bien être au travail prends de l'ampleur dans le monde de l'entreprise. Est-il vraiment indispensable de s'infliger des heures de dialogue stérile et de frustration dont le résultat est incertain ?


Comme la réunion est au centre des décisions et des relations en entreprise et qu’elle représente l’aspect opérationnel de celle-ci, elle vous permet d’avoir à la fois :

  • Un baromètre de la bonne santé de votre entreprise
  • Un terrain d’innovation pour tester vos nouvelles pratiques managériales
  • Un moyen concret de générer l’implication et l’engagement de vos collaborateurs.

En parallèle, l'efficacité reste au cœur de nos préoccupations économiques, donc gagner du temps en réunion et produire du résultat, c'est rester compétitif !




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