Chapitre 2 : Faire des réunions efficaces à distance

La semaine dernière nous avons abordé la question des outils pour travailler efficacement en équipe à distance. Nous espérons que cette première approche vous aura aidée à mettre en place un début d’organisation qui vous convient :) (dans le cas contraire nous sommes intéressés par votre feedback sur le sujet!).

À présent, passons aux choses sérieuses en nous penchant sur la façon optimale de les utiliser. En effet, les outils ne sont rien sans la méthode ! Ce que nous allons vous partager est le fruit de 3 années de travail collaboratif à distance avec une équipe variant de 3 à 12 personnes dans le cadre d’un projet de communauté en ligne qui existe toujours aujourd’hui.
Par ailleurs nous avons porté une bonne part de ces méthodes du virtuel vers le réel pour les adapter aux situations d’entreprises de nos clients et les résultats étaient au rendez-vous. Alors on y va ?

Etape 1 : Avant la réunion

Préparer un plan de réunion détaillé, interactif et partagé

Base essentielle de toute bonne session de travail : la préparation ! Chez Sezam’Up on a coutume de dire qu’une réunion préparée c’est 30 minutes de gagné !

Si vous êtes l’organisateur de la réunion, la première chose à faire est de préparer votre plan de façon détaillé. Pour cela, créez votre document de préparation sur google drive dans un dossier accessible à l’ensemble de votre équipe. Si vous êtes amenés à travailler sur plusieurs documents ou pages web durant votre réunion, intégrez leurs liens à votre plan. Ainsi les participants auront juste à cliquer dessus pour y accéder directement (encore du temps de gagné !). Partagez ensuite le lien google drive de ce plan avec vos collaborateur sur discord afin qu’ils puissent en prendre connaissance et l’enrichir avec les sujets qu’ils souhaitent y ajouter (vous pouvez créer un canal textuel exprès pour cela si vous craignez que votre message ne se perde dans le flux des conversation). Dans un souci de visibilité optimal nous vous recommandons de partager ce document au plus tard la veille de la réunion pour que chacun ait le temps de le consulter.

Mise en situation avec Google Drive et Discord : Ayant été nommé organisateur de la réunion, je me connecte sur le drive de mon équipe. Arrivé dans la section “réunions”, je crée mon plan de réunion dans lequel j’inscris les sujets à aborder ainsi que les liens menant vers les les autres documents dont nous aurons besoin (document de compte-rendu et autres supports que je juge indispensables). Je partage ensuite le lien éditable du plan de réunion dans un canal textuel dédié sur le discord de mon équipe. Je notifie tout le monde en écrivant un petit message qui rappelle la date et l’horaire de la réunion. Pour être certain que tout le monde soit alerté, je précède mon message de la commande @everyone. Si la réunion ne concerne que certaines personnes, je remplace mon @everyone par les noms des participants précédés d’un @
Enfin, je demande idéalement aux personnes qui ont lu mon message de me le notifier en réagissant sous forme d'émoticônes à mon message.

Etape 2 : En début de réunion

Etablir et faire respecter les règles de dialogue

Photo by Brett Jordan / Unsplash

Pour que votre réunion se passe au mieux, il est bon d’annoncer en début de session un certain nombre de règles de dialogue qui vous garantiront une atmosphère propice à la collaboration. Nous en avons déjà parlé dans d’autres articles mais un rappel ne peut pas faire de mal. Les voici :

Authenticité : Exprimez de manière honnête ce que vous ressentez. Que vous soyez d’accord ou pas d’accord.
Écoute : Lorsque quelqu’un parle, tout le monde écoute pas d’activité annexe qui peut nuire à la compréhension (c’est d’autant plus important que devant un écran, les sources de distraction sont nombreuses)
Bienveillance : Faites preuve d’empathie, veillez au bien du groupe, au bien de l’autre et au bien de l’organisation.
Engagement & Coopération  : L’implication de chacun est nécessaire pour le bon déroulement de la réunion
Suspension du jugement et du cynisme : Porter un jugement sur soi-même ou sur les autres ralenti la progression de l’équipe. Par ailleurs, l’ironie et le sarcasme sont des poisons relationnels qui freinent le dialogue, la confiance et l’authenticité.
Respect (du dialogue, de l’autre, du temps, du cadre, de l’organisation et du rôle de chacun) : Il est important de respecter le cadre global mis en place pour le bon déroulement de la réunion.
Fun : Vivre à fond l’expérience, s’amuser, savoir lâcher prise quand cela peut détendre l’atmosphère

En tant que leader de réunion, il vous échoit par défaut la responsabilité de faire respecter ce cadre en faisant des rappels à l’ordre si nécessaire. Vous pouvez d’ailleurs utiliser les outils mis à disposition par discord au besoin (par exemple la fonction “muet” qui permet de couper momentanément le micro d’une personne qui occuperait un peu trop l’espace de parole).

Partage de l’humeur de chacun et annonce de l’ordre du jour

Lorsque tous vos collaborateurs sont réunis dans le canal vocal de votre serveur discord et qu’ils ont tous le plan de réunion sous les yeux, vous pouvez débuter la réunion. Commencez par "la météo d’entrée" moment durant lequel vous demandez à chacun de partager son humeur en début de réunion. En tant que leader, nous vous invitons à montrer l’exemple puis à passer la parole à un participant de votre choix. Quand celui-ci aura fait sa météo, il passera également la parole à une autre personne et ainsi de suite. Institutionnaliser le passage de parole est important car cela permet à chacun d’ancrer le principe d’écoute et de circulation de la parole. Si vous cherchez une approche originale et ludique pour cette étape, cet article pourrait vous intéresser !

Une fois la météo faite, le leader reprend la parole et rappelle les règles de dialogue de la réunion (que nous avons évoquées précédemment).

L’étape suivante est d’annoncer les sujets qui seront abordés lors de la réunion et de proposer à celles et ceux qui auraient un sujet de dernière minute à le faire avant que l’on ne démarre. Nous invitons le leader à profiter de ce moment pour nommer un scribe qui retranscrira les éléments importants des échanges ainsi que les prises de décision sur le document de réunion.


Etape 3 : Pendant la réunion

Le traitement des sujets :

Pour que chaque sujet soit traité efficacement nous vous recommandons d’appliquer la procédure suivante :

1.Constat de la situation et contexte
2.Qu’en retenons-nous ? Quels sont nos besoins ?
3.Recherche de solutions / Proposition d’action
4.Inscription de la mise en action dans une rubrique spécifique du document de réunion

L’intérêt cette approche est de focaliser l’attention de l’équipe non pas sur les problèmes mais sur la recherche de solutions et d’actions qui en découlent. Cela évite de perdre du temps à débattre sur les causes et effets du problèmes qui, bien que potentiellement apprenantes, ne nous sont pas d’une grande utilité quand il s’agit d’aboutir à des actions concrètes.

Le temps de pause

Quand on est en réunion à distance, l’attention des participants est essentielle. Cette dernière étant liée au niveau d’énergie de chacun, il peut être opportun de proposer une pause si votre réunion est amenée à durer plus d’1h. Pour le temps de pause, 5 minutes suffisent ! Cela permettra aux participants de faire une pause technique, de prendre l’air (à la fenêtre ou au balcon...confinement oblige!) ou d’aller se chercher un café. Dans tous les cas, le simple fait de vous lever de votre fauteuil et d’aller faire quelques pas loin de l’écran avant de revenir, va contribuer à renouveler votre niveau d’attention.

Etape 4 : En fin de réunion

Planification des tâches et partage de l’humeur de chacun

Lorsque tous les sujets ont été traités, il convient de passer à la phase de planification. Revenez en équipe sur l’ensemble des actions qui ont été décidées et nommez pour chacune d’elle un pilote ainsi qu’une date limite de réalisation. Une fois que c’est fait, ouvrez le lien du plan de réunion qui mène vers votre outil de planification pour y inscrire chaque tâche et les prioriser. Vous pouvez aussi en profiter pour ouvrir le google agenda de l’équipe et définir ensemble les plages de travail nécessaires à la réalisation de ces tâches.

Quand tout cela est terminé, le leader invite l’équipe à passer à "la météo de sortie de réunion". Moment durant lequel chacun partage son humeur en fin de session et “ce avec quoi il repart” (apprentissages, phrases clés, aspirations…).

Evidemment, cela fait beaucoup de choses à retenir...une vidéo pour illustrer tout cela ? Allez c’est parti :)

Donc si l’on résume les étapes méthodologiques de la réunion en ligne :

  1. Avant la réunion je prépare mon plan et je le partage à l’ensemble des participants
  2. En début de réunion
    J’invite chaque participant à partager son humeur
    Je rappelle les règles de dialogue ainsi que l’ordre du jour
  3. Pendant la réunion
    je m’assure que chaque sujet soit traité l’angle “constat-recherche de solution-prise de décision-action”
    Je place un temps de pause si ma réunion excède 1h
  4. En fin de réunion
    Je m’assure que chaque tâche soit attribuée à un pilote et soit planifiée dans l’agenda de l’équipe
    J’invite chaque participant à partager son humeur ainsi que ses apprentissage éventuels

Cet article était un peu plus long que le précédent, toutefois nous avions beaucoup d'éléments à vous partager et nous espérons qu'ils vous ont été utiles.
Si malgré tout vous auriez besoin d'un coup de pouce pour la préparation et l'animation de vos réunions en ligne, contactez-nous : sezamup@gmail.com

Par ailleurs, si vous souhaitez développer l'efficacité de vos équipes, rendez-vous sur https://sezamup.fr/ et téléchargez notre e-book gratuit "Nos 11 conseils clés pour impliquer vos équipes pendant les réunions".

À très bientôt ! Louis, Léonard et Thomas de l'équipe Sezam'Up




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