3 points essentiels pour transformer votre entreprise grâce aux réunions

La réunion est un espace dédié à l’équipe. Cet espace et son fonctionnement sont le reflet d’un fonctionnement plus global de l’entreprise. C’est ce que je vous propose d’explorer dans cet article à travers 3 dimensions clés.

Leadership et Self leadership

Tout d’abord, il me semble nécessaire de développer le leadership et le self leadership au sein de la réunion, de s’assurer que la réunion ne soit pas portée uniquement par le manager ou le n+1 mais bien par toute l’équipe qui assiste à la réunion. Développer le self leadership de chacun permet de responsabiliser tout le monde sur le fait que la réunion se déroule correctement. Je rattache le self leadership à une pratique : “Tout part de soi”. Par cela, j'entends que chaque individu a une responsabilité dans les problèmes que va rencontrer le collectif. Que ce soit celui va mentionner les problèmes sans proposer de solution et se plaindre en conséquence ou celui qui va se mettre à l'abri à la moindre difficulté rencontrée, ou encore celui qui va nier l'existence du problème sous prétexte que l’équipe a toujours fait comme ça et qu’il ne sert à rien de vouloir changer les choses. C’est un problème que l’on va rencontrer en réunion mais aussi dans d’autres instances de l’entreprise. C’est ici qu’intervient cette notion du “tout part de soi”, c’est-à-dire que si vous identifiez un problème, il est de votre devoir d’en informer l’équipe ! Mais ça ne s'arrête pas là ! Suite à cela, vous devez proposer une solution. Si vous n’en avez pas, je vous suggère alors de vous rapprocher des personnes qui peuvent vous aider à en trouver. Évidemment, pour  que cela fonctionne, il faut que votre n+1 soit prêt à vous écouter et à vous soutenir dans l’amélioration d’un processus qui dysfonctionne. Cela implique donc des principes managériaux d’écoute, de dialogue et de soutien. Avec cette pratique, une équipe peut améliorer son efficacité en réunion par 2 ou 3 en l’espace de 6 mois. Imaginez maintenant que vous transposez cela au reste de l’entreprise ! La réunion fera un formidable terrain d’exercice pour ces pratiques avec moins d’enjeux qu’une unité de production.

En résumé, en tant que manager, c’est à vous de faire le premier pas en créant les conditions favorables au développement du self-leadership de vos collaborateurs. De façon très concrète, la mise en place de rôles tournants vous permettra d’y arriver.

Écoute et dialogue

Photo by Mimi Thian / Unsplash

Plus haut, j’ai évoqué la notion d’écoute et de dialogue. Ce sont des compétences qui doivent être développées davantage chez certains n+1. J’ai rencontré beaucoup d’entreprises qui abordent des sujets en réunion qui peuvent être problématiques ou sur lesquels il y a des enjeux. La discussion commence et chaque participant de la réunion va rester campé sur sa position : l’un dit A l’autre dit B et nous rentrons dans un véritable dialogue de sourds qui prend 30 minutes sur une réunion de deux heures et où aucun des participants ne ressort avec une solution qui lui convienne vraiment. C’est ici qu’intervient la nécessité de travailler sur le dialogue et l’écoute afin de collaborer réellement. Il existe de nombreuses méthodologies pour réussir et apprendre à dialoguer afin d’aboutir à un compromis qui puisse satisfaire tout le monde. À nouveau ces dialogues de sourds peuvent se retrouver dans d’autres instances de l'entreprise et les réunions peuvent une nouvelle fois faire office de terrain d’exercice pour apprendre par l’action et en situation réelle

Pour mettre en place les conditions propices au dialogue et l’écoute, établissez des règles spécifiques qui réguleront vos échanges. Le cadre que nous proposons en réunion étant fortement inspiré du fonctionnement des équipes apprenantes. Vous pouvez en apprendre plus dans mon article "Principes de fonctionnement d'une équipe apprenante".

Être agile

Enfin le dernier point que j’aimerai aborder c’est la notion d’agilité. Derrière l’agilité, je vois la capacité d’un groupe à réagir rapidement à une situation donnée : savoir travailler sur ses priorités et adapter son fonctionnement en conséquence. Pour reprendre le fait que les réunions sont un reflet du fonctionnement de l’entreprise ; j’ai pu voir des réunions qui traitent de choses totalement hors sujets par rapport aux priorités du moment, des décisions qui sont débattues pendant plusieurs longues minutes alors qu’il manque trop d’éléments factuels pour prendre une décision. Ce n’est pas parce qu’un ordre du jour est défini en amont qu’il ne faut pas le modifier au dernier moment car le groupe a d’autre priorité. Je pense que travailler sa capacité à être agile pendant la réunion sur un processus d'acculturation à la rigidité des fonctionnements permettra d’être plus libre est plus efficace. En conséquence, c’est un processus qui peut être bénéfique à l’ensemble de l’entreprise par la mise en exécution de pratique qui ne sont pas habituelles.

Concrètement, être agile c’est questionner la pertinence de ses habitudes de fonctionnement par rapport à la réalité du moment. Par exemple :  “La décision que nous avons prise il y a 3 mois a-t-elle encore du sens aujourd’hui ? OU “Le mode fonctionnement que nous avons adopté et qui nous a aidé pendant des années, nous aide-t-il toujours aujourd’hui ?”

Dans cet article, je ne me suis pas attardé sur les outils qui permettent de mettre en place ce j’ai décris afin de me concentrer sur les bienfaits des 3 dimensions précédemment abordées. Vous pouvez retrouver d’autres d’article que nous avons rédigé qui concerne spécifiquement des outils que vous pouvez mettre en place sur notre blog ou dans notre ebook

Blog : https://sezamup.fr/blog/

Ebook :https://sezamup.fr/ebook




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